Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

 Fungsi Surat:

1.    Surat sebagai penyampai pesan.

2.    Surat sebagai wakil.

3.    Surat sebagai bukti tertulis.

4.    Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5.    Alat untuk mengingat.

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7.    Keterangan keamanan.

Ciri-ciri Surat:

1.    Surat adalah pesan tertulis.

2.    Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3.    Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4.    Surat memiliki bentuk yang standar.

5.    Surat memiliki satu pesan inti.

6.    Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Pembagian Surat:

1. Penggolongan surat menurut isinya
a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi surat)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa

Sumber: http://ahmad-collections.blogspot.com/2015/05/pengertian-korespondensi-surat-fungsi.html

Surat Resmi dapat diartikan sebagai surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Penulisnya dapat berasal dari pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Tujuan dari surat resmi yaitu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Tidak seperti surat non-formal yang boleh ditulis semau hati, surat resmi wajib dibuat dengan aidah dan aturan yang telah ditentukan. Misalnya mengacu pada penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.Sebelumnya telah disebutkan bahwa surat resmi dapat pula digunakan untuk keperluan pribadi. Namun, bukan berarti surat resmi sama seperti surat non-formal pada umumnya. Surat resmi untuk keperluan pribadi tetap dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi yakni surat undangan pernikahan.

Fungsi Surat Resmi

Mengingat surat resmi diperuntukkan untuk keperluan formal yang tak jarang terikat dengan hukum, surat resmi memiliki fungsi khusus yang berbeda dengan jenis surat umum lainnya. Berikut adalah fungsi surat resmi, seperti yang dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).

1. Surat resmi memiliki fungsi utama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
2. Fungsi surat resmi juga dapat berupa sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
4. Fungsi lain dari surat resmi yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Ciri-ciri Surat Resmi

Untuk membedakan surat resmi dengan surat umum lainnya, berikut adalah ciri-ciri surat resmi yang dilansir Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.
3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Jenis-jenis Surat Resmi

Setelah mengetahui fungsi dan juga ciri-ciri surat resmi, saatnya anda mengetahui pengelompokan jenis-jenis surat resmi yang umum ditemui. Berikut adalah jenis-jenis surat resmi, seperti yang dilansir Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (20/3/2019).1. Surat PermohonanSurat permohonan adalah satu dari jenis-jenis surat resmi. Surat ini digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Ditulis antar perorangan, perorangan terhadap lembaga, ataupun antar lembaga. Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.2. Surat KeputusanJenis-jenis surat resmi selanjutnya adalah surat keputusan. Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan sebuah keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai, Surat keputusan panitia dari kepala sekolah, Surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.3. Surat KuasaSurat Kuasa adalah jenis-jenis surat resmi ketiga yang isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.Terdapat dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara itu, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.4. Surat PerintahJenis-jenis surat resmi sangat banyak ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya adalah surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai. Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.5. Surat PengantarSurat pengantar adalah contoh surat resmi yang banyak digunakan oleh khalayak umum untuk kepentingan pribadi. Sebelum adanya peraturan baru, surat pengantar dulunya digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP. Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.6. Surat EdaranSurat Edaran pada umumnya dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, misalnya surat edaran pengumuman libur ujian yang dialamatkan kepada para orangtua murid.7. Surat UndanganSurat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertenu. Contoh surat undangan misalnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Sumber: https://meliniaanisa.blogspot.com/2019/11/surat-resmi.html

1. Pengertian Etika BerteleponEtiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
   1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
   2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
   3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4.Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
   1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
   2. Ucapkan salam.
      1. Tanyakan identitas penelepon.
      2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
         1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
         2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
            1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
            2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Sumber: http://muhamadlutfi96.blogspot.com/2013/03/cara-menerima-telepon-dan-menelepon.html

Sudah hal yang lazim jika suatu kantor dikunjungi oleh tamu. Jika Anda adalah salah satu orang yang bekerja di kantor tersebut, yang kebetulan sedang dikunungi oleh seorang atau beberapa orang tamu, maka wajib bagi Anda untuk menerima tamu tersebut dengan baik.

Ya, ketika Anda menerima tamu di kantor, maka terdapat aturan atau etika tersendiri yang harus diperhatikan. Sebagai pegawai kantor, Anda harus mengetahui mengenai etika – etika menerima tamu di kantor.Tujuan dari penerapan etika penerimaan tamu ini adalah agar dapat menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut, sekaligus agar tamu merasa nyaman dan memiliki kesan baik ketika melakukan kerja sama dengan kantor Anda.
Hal ini tentu juga berlaku bila mana Anda sedang bertamu ke kantor pihak lain. Anda pastinya ingin agar bisa mendapatkan perlakukan yang baik dari si tuan rumah bukan? Maka hal yang sama pula, bila ada rekan kerja bertamu ke kantor Anda, maka Anda pun perlu untuk memperhatikan hal -hal berkenaan dengan etika tersebut.
Jadi, agar tamu dapat terkesan dengan sambutan yang Anda berikan, maka beberapa etika menerima tamu di kantor yang perlu Anda perhatikan dan terapkan, meliputi :

1. Sambut Tamu dengan Tulus

Pemberian sambutan yang tulus terhadap tamu adalah etika yang cukup utama. Tamu Anda akan bisa merasakan jika sambutan yang Anda berikan tidak tulus. Untuk itu, perhatikan beberapa hal berikut agar sambutan Anda terasa lebih tulus :

• Sambut tamu dengan ramah, sopan dan penuh semangat serta secara tulus. Penting bagi Anda untuk membuang semua kepura -puraan, karena tamu umumnya bisa mengetahui jika Anda hanya berpura -pura tulus. Jadi, beri sambutan ramah dengan benar -benar tulus.
• Apabila Anda berada di ruangan tertutup, maka segeralah beranjak untuk membukakan pintu bagi tamu Anda. Lakukan atau beri sambutan dengan sesegera mungkin untuk menandakan bahwa Anda menghormati atau mengharagi tamu yang datang untuk berkunjung.
• Menerima tamu pada kondisi duduk memang tidak salah. Tapi etika yang lebih sopan adalah lebih baik bila Anda menerima tamu sambil berdiri, memberikan salam dan berjabat tangan di awal perjumpaan.

2. Cara Duduk Tepat untuk Tamu

Anda wajib memberikan tempat duduk yang nyaman bagi para tamu Anda. Apabila di kantor terdapat ruangan khusus untuk menerima tamu, maka segera persilahkanlah tamu adna untuk menuju ruang tamu tersebut dan mempersilahkan tamu duduk.Jika sudah berada di kursi atau sofa panjang, maka persilahkan tamu untuk duduk di sebelah kanan. Setelah tamu duduk, baru Anda dapat menanyakan identitas dan maksud tujuan kedatangan tamu tersebut.

3. Perhatikan adanya Janji Temu

Perhatikan apakah sudah ada janji temu yang dibuat oleh tamu tersebut. Apabila sudah ada janji temu yang dibuat dan Anda sudah mengetahui identeitas tamu, maka Anda tak perlu lagi menanyakan identitas tamu.Jika demikian, akan lebih baik bila Anda menunjukkan bahwa Anda telah menunggu kehadiran tamu tersebut dan langsung mempersilahkannya masuk menuju ruangan yang dituju.Apabila posisi Anda adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya Anda menghubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk dan tanyakan apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.Apabila tamu diharuskan untuk menunggu sebentar dan Anda mempunyai beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan sementara tamu menunggu, maka sampaikan pada tamu dengan ungkapan yang baik dan sopan.

4. Beri Pelakukan yang Baik

Selalu perlakukan tamu dengan baik. Bahkan, apabila tamu tersebut salah alamat atau datang hanya untuk mengajukan suatu keluhan maupun keberatan terhadap perusahaan Anda.Selain itu, jika tamu diharuskan untuk menunggu, maka bila kondisi memungkinkan, berikan tamu suguhan, bisa berupa kopi, makanan ringan, maupun majalah.

5. Cara Mengantar Tamu

Etika menerima tamu di kantor yang tidak kalah penting adalah tentang cara Anda untuk mengantar tamu, ketika ia hendak pulang. Beri kesan yang baik pada tamu dengan selalu ucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena ia telah berkunjung ke kantor Anda. Apabila memungkinkan, antarkan tamu tersebut hingga ke pintu keluar.

Sumber :https://meliniaanisa.blogspot.com/2019/10/sudah-hal-yang-lazim-jika-suatu-kantor.html